• 系统提供了阅读来信，事务处理等功能，也可以写信、回信、转发来信、删除信件、保存信件、查阅信件和整理信件。

• 提供"创建传阅"功能：通过传阅可以给一些收件人发送电子邮件，每个收件人都有权添加备注并将邮件发送到下一个收件人。

• 能灵活地创建邮件通讯列表，同时还可以灵活方便的选择邮件地址，如：键入收件人的姓名或完整地址、使用快速指定地址功能、从通讯录中选择姓名。

• 为用户提供改变邮件传送选项的功能。该功能可以改变邮件的邮递选项，以便通知收件人邮件的重要性；标注所发送邮件的类型 ；确认系统已将邮件发送给所有收件人,确认每个收件人都阅读了邮件。

• 在人员外出期间，给对方发送邮件，可以得到系统的相关提示信息，以确认是否继续给该用户发送邮件。

1.2 待办事宜
    待办事宜系统实现与产品中所有功能系统的连接，用于处理系统中用户的交流信息，系统可以自动传递、提醒用户有待阅公文、会议文件、事物接洽等工作，实现真正的轻松而又有序的工作环境。 "待办事宜"属于私人条目，每个用户都有自己的待办事宜项目，用户对自己的待办事宜有完全的管理权限，而不能看到其他人的待办事宜。待办事宜提示的内容包含：电子邮件、日程计划、公文处理、请示报告、申请、会议通知等。

1.3 日程安排
    日程安排主要为方便用户完成日常工作而设计，用于个人时间管理。在日程安排中能查看当天应当处理的所有公务和自己的一些日程安排，能创建新的任务和安排计划。日程安排同样设置了权限共享，在权限范围内可以允许其它人查看自己的日程计划。领导人员可通过查询，及时掌握本部门人员动向，为安排本部门的相应工作提供依据。

1.4． 通讯录
    用于通讯信息管理，通讯录包括个人通讯录和公用通讯录。个人可以通过搜索条很方便快速地找到需要查找的信息，通过创建通讯录，可以添加新的人员通讯录，另外还提供编辑和删除的功能。公用通讯录主要指企业级通讯录，单位内人人都可以方便快捷地查询,从而在单位内部达到信息共享。企业通讯录由特定人员进行处录入，一般用户只有查询功能。
1.5 文书中心
    文书中心用于管理各部门发布的文件（以部门名义）和公司接受外单位来文转发到部门的文件。部门发布文件流程包括：拟稿、审核、编号、传阅和存档。

• 拟稿：拟稿即是创建新的部门文件，拟稿时可以将文件保存为"草稿"或送领导审核。保存为"草稿"的文件还可以修改，送领导审核时，由发送人自己选择审核领导。

•  审核：领导审核时可以修改文件、填写意见，或送其他领导审核。领导也可以将文件退回给送审核的人，被退回的文件可以重新送他人审核。

•  编号：文件经审核后，最后送给部门文件管理员，文件管理员给文件编号，文件编号时不能修改原文，编号以后，可以传阅。

•  传阅：传阅由文件管理员主持，可以送个人传阅；也可以送其他部门传阅或发布到信息公告栏。送个人传阅将发送到个人待办事宜中。送其他部门传阅将送到其他部门的"部门文件"中。传阅人只能阅读文件，不能修改文件或填写意见。转发给领导的文件领导可以转发下属。

•  归档：部门文件归档由部门文件管理员负责，部门文件归档只保存在各部门的"部门文件"中，不归档到"档案室"。

1.6综合查询

    建立多功能智能搜索引擎，提供全文检索、关键字检索、多种条件组合检索、资料索引等多种查询方式，使所需资料能迅速找到，并根据所查内容提出建议，节约时间，提高效率。搜索范围包括综合信息、公文资料、电子期刊、杂志、相关法律法规等。

1.7手机短信

设定手机短信息，将办公功能延伸至无线网络。使用户几乎可以在任何时间，任何地点获得新的商务信息。

2.公文档案管理系统
2.1 收文管理系统
    实现对主管单位 、外单位来文的登记、拟办、发给人员或部门批示、传阅、办理结果登记、整理和归档等操作。收文系统真正实现了无纸化办工，将传统手工的、繁琐的公文处理转为轻松的计算机联网办公，安全、可靠、快捷、方便、省时、省力，使办公人员彻底从传统办公形式中解脱出来。

    收文管理系统主要具备以下特点：

• 严格的权限控制。系统所有收文均由文件处理中心交文书科（可以定义）存档。文件处理中心的收文管理员在收文流转过程中可以全程跟踪文件状态，随时掌握文件所处位置，以便及时通知处理人，防止文件积压。此外，文件在流转过程中，除经手人外，其他人都不能查阅文件。

• 收文过程中增加人员的自主性，在每个环节给人以多种选择。文件在传送过程中能灵活选择送到部门还是某个人阅示或多个领导阅示和部门。

• 体现文件处理中心思想，所有收文由文件处理中心统一处理，决定收文的流程，当收文登记后文件处理中心可以灵活选择通过流程审批还是直接送给某一个或几个领导阅示，文件处理中心可以很方便的定义收文流转审批流程。

• 系统提供批注功能，系统可以记录每个用户对原文的批注信息。

• 提供全文检索功能，主要通过主题词。

• 提供完善的流程管理功能。流程中集合所有处理概念，而不仅仅是会签过程或领导批阅的过程。收发文过程中的每一步都可由流程来进行选择、控制。

2.2发文管理系统
    用于保存和处理各级单位的发文，发出的电子文件逐级通过各主办与会办单位人员的审批、传阅、修改、批示，最后提交领导签发并归档 。发文系统真正实现了无纸化办工，将传统手工的、繁琐的公文处理转为轻松的计算机联网办公，安全、可靠、快捷、方便、省时、省力，使办公人员彻底从传统办公形式中解脱出来。

    发文管理系统具有以下功能及特点：

• 严格的权限管理。系统配置多种角色，如发文管理员、核稿人、发文编号员，不同的角色对应不同的权限功能。文件在流转过程中，除经手人外，其他人都不能查阅文件。具有相应权限的人员可以删除发文。

• 系统中流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程需求。

• 系统采用收文和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。

• 系统采用了完善的流程跟踪和控制。系统对收文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、办理的过程和拟办、批示意见以及办理结果。

• 文件在传送过程中应能灵活选择送到部门还是某个人阅示或多个领导阅示和部门。

• 支持痕迹保留功能，严格记录保留公文修改痕迹。文件在核稿、会签过程中，修改意见采取 “批注”的形式，便于办文人阅读。

• 提供电子签名和电子盖章，领导的批示意见或签阅需要电子签名和电子盖章。

• 提供全文检索功能，主要通过主题词。

2.3请示报告

  此模块是为了满足在现代企业中，一般工作人员频繁向管理者进行工作请示和报告的需要而增加的模块，主要完成的功能是：企业员工向上级主管针对工作问题提出请示或报告，上级主管在收到请示后立即作出批示，当各级主管均审核后，返回给员工。
2.4 档案管理系统
    档案管理是管理公文、档案的大型数据中心，可对企业内部所有电子公文和档案案卷分类进行储存、标签、统计、借阅管理，是企业的资料中心。

  档案的来源包括两部分：一是本系统产生的文件，二是直接录入的文件；系统产生的文件是指收、发文、请示报告等，收、发文、请示报告等归档以后，保存在"档案室"中。在"档案室"中，［档案管理员］可以对归档文件进行整理，创建案卷、编辑案卷属性，将文件归入案卷、创建案卷目录和卷内目录，案卷封卷时将产生文件卡片。普通用户可以查阅文件卡片，借阅档案文件

  档案管理系统的主要功能包括：

• 登录（收集）和接收档案部门管理范围内具有保存价值的档案资料； 

• 对所保存的档案进行科学的整理和保管；

• 采取各种形式开发档案信息资源，为其它用户提供档案信息的查询和阅览服务。

2.5公章管理

  实现对公章使用信息的登记、修改和删除等功能。并且能够实现对指定信息的查询和统计功能。对公章使用的处理，以登记表的方式来管理。各部门管理自己的公章使用，办公室管理公司的公章使用，提供各部门公章备案，由办公室把各部门的公章和公司公章都统一登记。公章管理的两大功能：公章登记和公章使用登记。

3.交办事务系统

  交办事务用于系统分配任务，跟踪任务完成情况，根据相应的限制办理时间，自动或手动催办办理人员处理相关事务。交办事务与系统的公文流转系统相连接，可以完成对公文处理的督察督办功能，交办事务与待办事宜相连接则可以方便用户对自己所有待办的工作有总体的掌握。交办事务系统包含已交办事务、待交办事务、交办事务功能。

4.会议管理系统

  实现会议计划、安排、记录、查询、会议通知、会议纪要等的综合会议管理功能。在会议召开前进行会议准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题，并自动为参加会议人员发送通知。会议管理系统主要包括会议管理和会议室管理两部分，具体功能包含会议管理、会议纪要、会议室管理等功能。

5.行政事务系统

5.1车辆管理

  对企业内部的车辆情况和维修情况进行管理，包含车辆情况管理、车辆维修管理、出车登记和油耗情况管理。

5.2值班管理

  企业内部值班情况的登记和记录，包含值班资料、值班记录（电话等）、交接班、紧急情况处理等。

5.3图书管理

  包含新书预定、入库建档、图书检索、借阅管理，能进行编目、目录查询、统计、分类、打印等功能。

5.4资料管理

  对常用资料的借阅、维护等进行管理，包括资料的登记、查阅、类型管理。

5.5物品管理

  各部门物品的领用和登记。

5.6经费管理

  对部门日常收支等常用费用进行管理。

6.信息服务

6.1最新动态

  最新动态主要通过Internet与外部信息站点相连，报道相关的同行信息,可以自己定义链接。主要包括行业新闻、集团动态、科技信息、财经信息、文化信息、生活信息等。

6.2热点调查

  电脑热线是工作者间联系和交流的场所。工作者在电脑热线上提出问题，进行技术咨询等，管理部门人员则回答对方的问题，并且可以将有价值的解答当作资料保存下来。

6.3信息公告

  内部信息主要通过电子公告的方式进行发布，电子公告模拟单位的公告板与布告栏的功能，用来宣传报道单位的各项规章制度，让工作人员能够准确及时地了解单位的发展方向，方针政策。所有需要与同单位所有同事共享的信息，都可由信息的持有人通过电子公告子系统张贴出来。单位内的任何人只要进入电子公告信息子系统，都可根据权限看到已张贴的信息。如果用户乐意的话，还可随时将自己拥有的、需要与大家共享的信息张贴出来。

6.4在线论坛

  在线论坛可以提供每个员工使用，讨论发起人创建讨论主题，其他员工针对该主题发表意见。一个工作组可以用此来共享他们的想法和见解。在成员之间需要信息共享的任何工作组都可以利用在线论坛来工作。一个工程师小组可以讨论他们设计的产品；一个市场广告代理可以讨论他们正在进行的广告策划；一个特殊兴趣工作组可以分享成员之间的建议或爱好。用户可以简单地浏览其他人已经发表的讨论主题或相关的回复文档，亦可以通过构造答复文档或建议展开新的讨论主题来担任工作组中的积极分子。在线论坛主要提供一个交流的空间。

6.5办事指南

  在办公过程中可能要使用的一些常用的内部和外部信息，包含列车时刻、航班预订、.天气预报、酒店预订、股票行情、区号邮编、规章制度、法律法规等。

7.系统管理

  系统维护是办公自动化系统的人员信息管理模块，也是整个办公自动化系统的基础。在成功安装办公自动化系统后，需要首先设置系统管理，否则系统的某些资源将无法正常使用。这里存放了所有员工信息，例如身份，职务，办公权限等，便于系统管理部门进行人员管理 。系统管理除了配置人员信息外，还要配置“机构总表”﹑“机构功能配置表”等，用来分配提供各级部门的职权范围。

8.智能小秘书

  华深智能小秘书（Web版）（以下简称“小秘书”）是用户办公的助手。通过小秘书，您既可以随时察看网上朋友的状态、同他们即时交流信息，也可以随时监视自己的信箱、接收OA系统的最新动态。

具体而言，小秘书具有以下特点 与OA系统的完美集成，即时监控OA系统传递信息，可以达到即时提醒的功能 可以穿越防火墙——真正的“只要能浏览即可通讯” 无需下载任何程序——您的浏览器就是ICQ 不需要在本地运行程序——彻底杜绝病毒、后门的侵扰 不需要JAVA虚拟机——兼容大部分浏览器，充分节约您的系统资源 真正的所见即所得棗您所看到的用户图片/昵称和个人信息均是最实时的，不会看到过期资料 轻而易举地升级——不需要任何下载，不用担负任何风险，不会损失任何资料，您的小秘书就可以不知不觉地旧貌换新颜。